Если компании предстоит провести лекцию, совещание или другое мероприятие с участием более 50-100 человек, собственных площадей наверняка не хватит. В этом случае приходится брать в аренду конференц-зал. Выбирать такое помещение нужно тщательно, ведь от состояния зала и уровня организации встречи зависит престиж компании.
По каким параметрам выбирать конференц-зал для аренды?
Первое, на что стоит опираться при выборе — цель мероприятия и особенности аудитории. Требования к залу для совещания на 1-2 часа будут намного ниже, чем к помещению для проведения 2-х дневной конференции.
Залы-трансформеры и бизнес-классы подходят для непродолжительных совещаний и лекций. Как правило, единственное требование к ним — наличие достаточное количества места, чтобы разместить всех участников.
В стандартном конференц-зале, где планируется длительное деловое мероприятие, должны присутствовать:
- стулья или кресла, на которых удобно сидеть в течение нескольких часов;
- достаточно просторные столы;
- большие окна и хорошее искусственное освещение.
Если в программе мероприятия запланированы квесты или конкурсы, в зале должно быть свободное место для таких активностей.
Дополнительные требования к конференц-залу
Недостаточно найти удобное и достаточно просторное помещение по подходящей цене. В конференц-зале должны присутствовать все необходимые технические условия для проведения встречи на нужном уровне. Минимальное требование — наличие бесплатной сети Wi-Fi с удобным подключением и стабильной скоростью.
Если один или несколько выступающих будут показывать презентации, понадобится экран и проектор. Для помещения большой площади стоит заранее позаботиться о микрофоне и колонках. Можно взять их в аренду, но дешевле и быстрее сразу найти помещение со всей подходящей техникой.
Перед проведением крупного бизнес-мероприятия стоит позаботиться о парковке автомобилей. Именно отсутствие парковки часто становится причиной опозданий и негативных отзывов о конференциях. Заранее организовав платную парковку по специальной цене, или договорившись о бесплатной, компания-организатор поднимет свой статус в глазах участников.
Как заказать аренду конференц-зала?
Искать зал для аренды самостоятельно — долгий и трудоемкий процесс. Если мероприятие должно состояться совсем скоро, быстрее найти помещение через организаторов деловых мероприятий или поинтересоваться, какие преимущества имеет конференц зал под Киевом из портфолио на сайте.
Перед началом поиска специалист компании должен уточнить, для каких именно целей необходимо помещение. Будет полезно заполнить список требований к конференц-залу: площадь, количество мест, наличие проектора и другой аппаратуры.
Перед заключением договора аренды стоит посмотреть реальные фотографии конференц-зала, или осмотреть зал лично, чтобы убедиться в его соответствии требованиям.
